إدارة تخطيط المواقع الجامعية

تقوم إدارة تخطيط المواقع الجامعية بمهام تخطيط وتطوير المواقع والمرافق الجامعية ومتابعة استكمال الأعمال الجاري تنفيذها لتحقيق أهداف الجامعة ذات العلاقة والتي تتمثل في استكمال الجامعة تطوير مرافقها وتسهيلاتها المكانية وكذلك الإمكانات الداعمة والخادمة لأنشطتها التعليمية والبحثية والثقافية والترويحية والرياضية .

ويشرف عليها مساعد نائب مدير الجامعة لتخطيط المواقع الجامعية ، والتي تمـارس أعمالها من خلال خمس وحدات رئيسية هي :

1- وحدة المخطط الهيكلي و الدراسات :

تعنى هذه الوحدة بدراسة وترجمة التوجهات في الخطط الجامعية إلى مكونات ومن ثم تسكينها في مخطط هيكلي ، وتتميز هذه المكونات بطابع تشغيلي يساهم في تنفيذ البرامج ضمن إطار الخطة والجدولة والميزانيات المعتمدة ، كما تعنى بوضع الضوابط والمعايير التي تقوم عليها فلسفة المخطط الهيكلي وتمرير جميع المستجدات والتوجهات المستحدثة من خلال هذه الضوابط، وتتولى لتحقيق ذلك المهام التالية:

1- دراسة ضوابط ومكونات المخطط الهيكلي وترابطها وإعداد متطلباتها .

2- توثيق محتويات المخطط الهيكلي والفلسفة التي يعتمد عليها .

3- التنسيق مع مكتب التخطيط الأكاديمي حول الاحتياجات من البرامج الأكاديمية وترجمة متطلباتها المدرجة فيها إلى خطة إنشائية .

4- التنسيق مع وحدة تخطيط وبرمجة المشروعات لدراسة طلبات تسكين المكونات المستجدة ضمن الطاقة الاستيعابية والضوابط والمحددات والجهات ذات الارتباط.

5- تطوير المواقع بما يتلاءم مع الخطة ومستجداتها لاستيعاب المتطلبات المستقبلية .

6- إعداد خطط الانتقال فيما بين المواقع ومراكز العمل بناء على خطة البرنامج الإنشائي القائم بالتنسيق مع جميع وحدات الإدارة . 

7- إعداد خطة زمنية للبرنامج الإنشائي ورفع كفاءتها لتتلاءم مع خطة البرامج الأكاديمية .

8- متابعة متطلبات تخطيط وتنسيق الساحات المفتوحة والأسوار والمداخل للمواقع الجامعية .

9- التنسيق مع وحدة تخطيط وبرمجة المشروعات حول متطلبات المخطط الهيكلي في المشروعات والعكس .

10- تنفيذ الدراسات الأولية لمتطلبات المشروع المساحية وطلبات الإضافات وانعكاساتها على الخطة (مواقع ، خدمات ، ترابط) .

11- التنسيق مع مركز المعلومات والجهات المنفذة حول بيانات المواقع والمخططات وتحديثها .

12- تجهيز عناصر الإظهار المجسم والملون والدراسات التوضيحية لعناصر المخطط الهيكلي ومراحل تطوير المواقع .

2- وحدة تخطيط و برمجة المشاريع:

تتولى هذه الوحدة وضع مستلزمات ومتطلبات البرامج المعتمدة من خلال تنسيق معايير ومواصفات أكاديمية تتوافق مع أهداف الخطة الجامعية وضمان السبل في تحقيق هذه المتطلبات في الأعمال الاستشارية والقيود المفروضة من ميزانيات وبرنامج زمني ، وتتولى لتحقيق ذلك المهام التالية :

1- التنسيق مع وزارة المالية والتخطيط لتنفيذ دراسات لإعداد مستندات مرجعية خاصة بالمرافق الجامعية المختلفة والتنسيق مع وحدة المخطط الهيكلي والدراسات حول ضوابطه وقيوده وصياغتها فنيا .

2- التنسيق مع وحدة المخطط الهيكلي والدراسات حول إمكانية تسكين المتطلبات الأكاديمية في مشروع البرنامج الإنشائي وإعداد ميزانية تقديرية .

3- تحديد مدى الترابط بين مختلف مكونات المواقع الجامعية بالتنسيق مع وحدة المخطط الهيكلي والدراسات لوضع الأولويات في الإدراج .

4- إعداد تقرير حول أولويات المشروعات لاعتماده ومن ثم إدراجها ضمن مشروع الميزانية السنوية .

5- التنسيق مع باقي الوحدات ومراكز العمل ، الجهات المنفذة ، وزارة التخطيط ، وزارة المالية ، لتنفيذ دراسات أكاديمية حول إعداد الشروط المرجعية الخاصة بالمشروعات المدرجة .

6- التنسيق مع وحدة الأعمال الاستشارية وإدارة البرنامج الإنشائي حول التصنيف المناسب للمكاتب الاستشارية لإجراءات التأهيل .

7- التنسيق مع وزارة التخطيط لطرح المشروعات واستلام العطاءات حول الأعمال الاستشارية الخاصة بالتصاميم .

8- دراسة واقتراح معايير لتأهيل المكاتب الاستشارية لأعمال التصاميم بما يتناسب مع الخطة الجامعية وطبيعة المشروع المطروح .

9- متابعة إجراءات اختيار المكاتب المؤهلة بالتنسيق مع وزارة التخطيط والجهات المنفذة .

10-التنسيق مع وزارة التخطيط حول إجراءات الطرح ومعايير المفاضلة لاستلام العطاءات والتأكيد على طرح المستندات المرجعية النهائية .

11-التنسيق مع وحدة الأعمال الاستشارية لجمع المعلومات وتحليلها وتحديثها .

12-إعداد الكلفة التقديرية المتوقعة للمشروعات المعتمدة ضمن خطة البرنامج الإنشائي.

 3- وحدة الأعمال الاستشارية :

 تعنى هذه الوحدة بمتابعة ضمان تصميم الأعمال الاستشارية للبرامج المطروحة مع جميع الأطراف بما يتوافق مع ضوابط المخطط الهيكلي والمتطلبات المعتمدة ضمن المستندات المرجعية والبرنامج الزمني والميزانيات المقرة . كما تقوم بالتنسيق مع مراكز العمل والجهات المستفيدة من خلال وحدة المتابعة والتشغيل لضمان تحقيق متطلبات استغلالها بالشكل الأمثل لها خلال مراحل التصميم المختلفة وما يستجد من أوامر تغييرية ، وتتولى لتحقيق ذلك المهام التالية :

1- التنسيق مع وحدة تخطيط وبرمجة المشروعات حول التصنيف المناسب للمكاتب الاستشارية لإجراءات التأهيل .

2- التنسيق مع وحدتي التخطيط وبرمجة المشروعات والمخطط الهيكلي والدراسات لدراسة العطاءات وتقييمها .

3- إعداد تقرير حول العطاءات والأفكار المقدمة وترتيبها حسب الأفضلية وفق النظام المعتمد ومن ثم اعتماد العرض المفضل .

4- التنسيق مع وحدة المتابعة والتشغيل والجهات المنفذة ووزارة التخطيط والجهات ذات الارتباط حول المستندات التعاقدية وملاحظة ما يرتبط بجوانب المتطلبات والكلفة والمدة .

5- إعداد المستندات التعاقدية ومتابعة إجراءات التعاقد (مكتب الأمين العام) وإرسال نسخة إلى مركز المعلومات (ملف المشروع) .

6- متابعة جمع المعلومات وتحليلها بالتنسيق مع وحدة تخطيط وبرمجة المشروعات والجهات المنفذة وتحديث المتطلبات مع مركز العمل.

7- متابعة وضع الأفكار وفلسفة التصاميم مع المكتب الاستشاري ومركز العمل .

8- الإعداد والتنسيق مع الأطراف المرتبطة حول ورش عمل الهندسة القيمية (مرحلة الفكرة) وإعداد تقرير حول المقترحات لاعتمادها

9- التنسيق مع المكتب الاستشاري حول المقترحات المعتمدة لإدراجها في التصاميم وإرسال تقرير الورش لمركز المعلومات (ملف المشروع) .

10- متابعة تطوير التصاميم مع المكتب الاستشاري ومركز العمل .

11- الإعداد والتنسيق مع الأطراف المرتبطة حول ورش عمل الهندسة القيمية (التصاميم الأولية) وإعداد تقرير حول المقترحات لاعتمادها .

12- التنسيق مع المكتب الاستشاري حول المقترحات المعتمدة لإدراجها في التصاميم وإرسال تقرير الورش لمركز المعلومات (ملف المشروع) .

13- متابعة تطوير التصاميم الأولية مع المكتب الاستشاري ومركز العمل .

14- التنسيق مع الجهة المنفذة لاختيار التصاميم النهائية .

15- المتابعة مع الجهة المنفذة حول اعتماد التصاميم النهائية وإعداد المستندات التعاقدية.

16- متابعة إجراءات تأهيل ، اختيار ، اعتماد استشاري الإشراف بالتنسيق مع الجهة المنفذة.

4-  وحدة المتابعة و التشغيل:

تقوم هذه الوحدة بجميع مستلزمات متابعة تنفيذ المشروعات أثناء مراحل التصميم والتنفيذ ضمن بنود الاتفاقيات المعتمدة ومن ثم متابعة تدفق الأعمال بشكل يساهم في تحقيق خطة البرنامج الإنشائي من الناحية التعاقدية ، كما تهتم بوضع الميزانية السنوية ومتابعة مراكز العمل والجهات المستفيدة في مراحل التشغيل ، وتتولى لتحقيق ذلك المهام التالية :

1- التنسيق مع وحدة الأعمال الاستشارية حول المستندات التعاقدية للأعمال الاستشارية وإجراءات الدفع ، الكفالات، الدفعات المقدمة ، ومحجوز الضمان وغيرها .

2- متابعة إجراءات اعتماد استشاري الإشراف مع وحدة الأعمال الاستشارية والجهات المنفذة.

3- التنسيق مع الجهة المنفذة حول التزامات المتعهدين (التصميم ، الإشراف ، التنفيذ) ببنود الاتفاقيات ومراحل الإنجاز المختلفة ونسبها ومكونات هذا الإنجاز حسب المراحل المطلوبة .

4- التنسيق مع وحدات المخطط الهيكلي والدراسات ، التخطيط وبرمجة المشروعات، الأعمال الاستشارية لإعداد تقرير بالموافقة من عدمها حول طلبات الأوامر التغييرية وأثرها على أهداف المشروع.

5- مراجعة شهادات الدفع الصادرة من المتعهد والمعتمدة من قبل الأمين العام مقابل الأعمال المنجزة وتدارك المخالفات في هذه الأعمال في شهادات الدفع اللاحقة .

6- التنسيق مع الجهة المنفذة لإعداد تقارير دورية عن سير الأعمال في المشروعات ومصروفات البرنامج الإنشائي وإحاطة وحدتي المخطط الهيكلي والدراسات والمتابعة والتشغيل بسير الأعمال.

7- المشاركة في لجان المتابعة المختلفة ، وإعداد تقارير مصروفات البرنامج،وغيرها.

8- تمثيل قطاع التخطيط في جهات العمل ذات العلاقة بتشغيل المرافق مثل (الأمن والسلامة ، الخدمات ، الصيانة ، وغيرها ) .

9- التنسيق مع وحدة المخطط الهيكلي والدراسات بخصوص خطط الانتقال فيما بين مراكز العمل .

10-التنسيق مع الجهات المنفذة حول إجراءات الاستلام الابتدائي (مخططات منفذة ، كتيبات وأدلة التشغيل ، فحص ، قطع الغيار والملاحظات) .

11- متابعة كافة الحسابات الختامية شاملة الأوامر التغييرية ، التمديدات الزمنية ، إصدار شهادات الاستلام الابتدائي .

12- متابعة التنسيق مع مراكز العمل والجهات المنفذة حول ملاحظات التشغيل لحين الاستلام النهائي.

13- متابعة استكمال الأعمال حول الملاحظات وتقرير الأعمال غير المنجزة تمهيدا لخصمها من مستحقات المتعهد .

14- متابعة أعمال الصيانة خلال الفترة التعاقدية .

15- متابعة إجراءات الاستلام النهائي وشهادات الكفالة الأصلية .

16- إعداد مشروع ميزانية المشروعات من الباب الرابع .

5- وحدة معلومات و أرشفة المشاريع:

تعنى هذه الوحدة بحفظ أعمال جميع وحدات المكتب في مركز للمعلومات وأرشفتها ومتابعة تحديثها واسترجاعها لأغراض دعم القرار ، كما تتولى مسئولية حلقة وصل المكتب بمراكز العمل والجهات المستفيدة للتواصل ولتسهيل وصول المعلومة وتيسيرها . كما تهتم أيضا بميكنة أعمال المكتب لأغراض المتابعة ورفع الكفاءة والسرعة في إنجاز الأعمال المطلوبة وتوفير الدعم الفني الخاص بالبرامج ونظم المعلومات والأجهزة ، وتتولى لتحقيق ذلك المهام التالية :

1- أرشفة المعلومات الخاصة بأعمال المكتب من مخططات ومكاتبات ومستندات مختلفة .

2- إعداد قواعد بيانات المواقع والمخططات وذلك بالتنسيق مع الجهات المنفذة والمرتبطة .

3- ميكنة أعمال المكتب وبرمجة الإجراءات لأغراض سرعة الإنجاز والمتابعة .

4- إعداد دليل الإجراءات والنماذج المصاحبة .

5- التنسيق مع جميع الوحدات لإعداد ملفات خاصة بكل مشروع في مراحله المختلفة.

6- متابعة أعمال لجنة المنسقين مع جميع الأطراف ومراكز العمل الخاصة بالتواصل مع المستفيدين للوقوف على الإنجازات وتحديث متطلباتهم وفق الخطة الأكاديمية.

7- إعداد أدلة عن المواقع والمرافق الجامعية لمختلف الأغراض .

8- الإعداد للقاءات اجتماعية لمراكز العمل وفيما بين الموظفين .

9- إعداد رسائل دورية حول المشروعات للتواصل مع لجنة المنسقين وبثها من خلال وسائل الإعلام المختلفة (آفاق ، الإذاعة الجامعية ، ندوات ، صحف ومجلات).

10- إعداد استبيانات دورية من خلال لجنة المنسقين للوقوف على المستجدات والتطلعات والتنسيق مع قسم المخطط الهيكلي والدراسات حولها .

11- دراسة طلبات المكتب من تجهيزات الحاسب الآلي وملحقاته بما في ذلك البرامج ونظم المعلومات.

12- توفير الدعم الفني المطلوب للمكتب فيما يتعلق بالبرامج ونظم المعلومات والأجهزة.